회의를 정각이 아닌 5분 후에 시작하라

• Google의 엔지니어링 매니저로 일하는 작성자는 팀이 모든 회의를 정각 대신 5분 늦게 시작하도록 운영하고 있음
• 회의를 정각이 아닌 5분 후(:05, :35) 에 시작하는 습관이 연속 회의로 인한 피로를 줄이는데 더 효과적임
• 다음 회의를 위해 5분 일찍 끝내려는 시도보다, 공식 종료 시간이 정각일 경우, 정각을 넘기지 않으려는 사회적 압력이 자연스럽게 작동함
• 짧은 휴식이 참가자들의 집중력과 안정감을 높이며, 실제로 참석자들이 새로운 시작 시간에 맞춰 잘 도착함
• 이 방식은 조직 전체로 자연스럽게 확산되었으며, 강제 규칙이 아니기 때문에 더 잘 유지됨
• 작은 습관의 변화가 팀 효율과 분위기를 개선하는 사례

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회의 시작 시간을 5분 늦추는 실험

• Google의 엔지니어링 매니저로 일하는 작성자는 팀이 모든 회의를 정시보다 5분 늦게 시작하도록 운영하고 있음
  • 예: 1시 회의는 1시 5분에, 1시 30분 회의는 1시 35분에 시작
• 이는 회의를 5분 일찍 끝내려는 시도보다 효과적임
  • 회의가 종종 제시간에 끝나지 않아 다음 회의로 이어지는 문제가 발생
  • 반면 시작 시간을 늦추면 자연스럽게 짧은 휴식이 확보됨

사회적 압력과 시간 관리 효과

• 회의가 정시(또는 30분 단위)에 끝나야 한다는 사회적 압력이 존재
  • 이로 인해 회의가 다음 회의 시작 시간을 침범하지 않음
• 이러한 압력 덕분에 짧은 휴식이 보장되고, 참석자들이 다음 회의에 더 여유 있게 참여 가능

참가자 반응과 실제 변화

• 참석자들은 새로운 시간표를 존중하며 정시에 도착
  • 우려와 달리 1시 7분 등 더 늦게 오는 경우는 거의 없음
• 회의 시작이 늦어졌지만, 실제로는 이전에도 회의가 정시에 시작되지 않았기 때문에 실질적인 시간 손실은 거의 없음

조직 내 확산과 자율성

• 이 방식은 조직 전체로 자발적으로 확산됨
  • 특정 팀의 규칙이 아닌, 자연스럽게 자리 잡은 관행
• 강제 규칙이 아니기 때문에, 각자의 일정에 맞춰 유연하게 적용 가능
  • 동료의 다음 회의 시간이 불확실하므로, 대부분의 회의가 정시에 종료됨

결론: 작은 습관의 가치

• 좋은 코드처럼, 좋은 팀도 세심한 디테일에서 완성됨
• 연속 회의 사이에 5분의 여유를 주는 단순한 변화가 하루의 질을 높이는 효과를 가져옴
• “직접 시도해보면 하루가 개선되는 것을 느낄 수 있음”

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좋은 것 같아요

[GN⁺]

Hacker News 의견들

• 팬데믹 시절, 우리 회사에서 ‘회의를 정각 5분 후 시작’ 실험을 했음
  데이터 분석 결과, 처음엔 회의가 제시간에 끝났지만 몇 주 후엔 다시 늦어지기 시작했음
  매니저들은 제시간에 나가지만 IC(Individual Contributor) 들은 남아서 회의를 더 이어가는 경향이 있었음
  설문에서도 매니저는 이 방식을 선호했지만 IC는 부정적이었음
  결국 일정이 빡빡한 매니저들이 잠깐의 휴식 시간을 원했기 때문이었고, 우리는 결국 원래대로 돌아갔음

  • 나도 비슷한 경험이 있음. 회의가 제시간에 끝나는지 여부는 별 의미가 없었음
    IC들이 세부 논의를 이어가는 건 오히려 좋은 협업의 신호라고 생각함
    나는 매니저로서 “내가 남아야 할까?”라고 물어보고, 대부분 “아니요”라는 답을 들음
    결국 두 개의 회의가 연속으로 일어나는 셈이고, 문제는 캘린더 구조에 있음
  • IC들이 남아서 세부 주제를 파고드는 건 너무 자연스러운 일임
    데이터에 잡힌 건 사실상 ‘회의 후 복도 대화’ 같은 현상임
  • Google에서 일할 때 몇몇 시니어 매니저들이 자신이 참석하는 회의만 5분 늦게 시작하길 원했음
    하루 종일 회의만 하는 사람들에게는 합리적인 개인적 여유 정책이라 생각함
    반면 어떤 매니저들은 그냥 매번 5분 늦게 오는 경우도 있었는데, 그건 꽤 짜증났음
  • 이 주제는 Paul Graham의 글 Maker’s Schedule, Manager’s Schedule 을 떠올리게 함
    일정 밀도의 차이가 이런 선호를 만든다는 점에서 흥미로움
  • IC가 뭔지 묻는다면, Individual Contributor, 즉 관리직이 아닌 실무 엔지니어를 뜻함

• 나는 “회의는 정시에 시작해야 한다”는 입장임
  사람들은 결국 배워서 제시간에 오게 됨
  심리적으로 조정하려는 시도는 오히려 시간 게임만 만들 뿐임

  • 하지만 리더십은 하루 종일 회의에 묶여 있어서 5분 늦는 건 ‘학습’ 문제가 아니라 우선순위 문제임
    그걸 교정하려는 시도는 현실을 무시하는 것임
  • 90년대 초, 새 부서장이 주방 타이머를 들고 와서 회의를 22분으로 제한했음
    처음엔 혼란스러웠지만 곧 짧고 생산적인 회의 문화가 자리 잡았음
    30년이 지난 지금도 그 방식이 여전히 유효하다고 생각함
  • 문제는 핵심 참석자들이 늦게 오면 회의를 시작할 수 없다는 것임
    그래서 모두가 늦는 문화가 생김
    어떤 SVP가 정시에 시작했을 때, 내가 49초 늦게 들어가서 이미 내용을 놓친 적도 있음
  • 우리 팀은 회의를 5분 일찍 끝내는 규칙을 만들었음
    반면 다른 팀은 5분 늦게 시작하는 습관이 있었는데, 그건 오히려 모두를 늦게 만드는 결과를 낳았음
    결국 “정시에 시작하고 정시에 끝내는” 문화가 훨씬 효율적이었음
  • 어떤 사람들은 자신의 경험을 일반화해서 모두에게 적용하려 하지만, 그게 항상 긍정적 결과를 주는 건 아님

• 여러 번 시도해봤지만 ‘5분 늦게 시작’은 캘린더 UX 문제가 있음
  대부분의 캘린더 앱은 시각적으로 정각에 표시되기 때문에 혼란이 생김
  절반은 정시에 들어오고, 절반은 5분 후에 들어오며, 그 사이에 허탕 시간이 생김
  결국 일부는 커피를 마시러 가고, 일부는 잡담을 하며 5분 후 회의도 놓침

  • 해결책은 회의는 정각에 예약하되, 실제 시작은 5분 후로 하는 조직 차원의 정책화임
    유럽 학계에서는 오래전부터 이런 개념이 있었음 — Academic Quarter

• 우리 회사도 5분 늦게 시작하는데, 결국 회의가 5분 늦게 끝남

  • 문제의 본질은 백투백 회의임
    회의가 항상 정해진 시간만큼 꽉 차는 건 조직의 냄새 같은 것임
    좋은 회의 문화라면 오히려 일찍 끝나는 경우가 많아야 함
  • 이런 방식은 처음엔 신선하지만, 곧 적응 효과로 원점으로 돌아감
  • 회의 소프트웨어가 시간 되면 모두 자동 퇴장시키면 좋겠음
  • 하지만 이 방식은 모두가 따라 하면 무의미해짐
    5분 늦게 시작하지만 5분 일찍 끝내지 않으면 결국 10분씩 밀림
  • 결국 사람들은 5분 늦게 오는 걸 당연하게 여기고, 회의는 10분 늦게 시작해 10분 늦게 끝남

• 나는 Microsoft Teams가 회의의 비용 카운터를 보여줬으면 함
  참석자 수와 평균 급여를 곱해서 초 단위로 비용이 올라가는 걸 보여주면, 회의가 줄어들 것 같음

  • 하지만 IC의 개별 작업 시간 비용도 고려해야 함
    회의가 돈 낭비처럼 보여도, 회의가 없어서 잘못된 방향으로 가는 경우도 많음
    결국 중요한 건 회의의 적정량과 효율성을 찾는 것임
  • 친구가 실제로 이런 기능을 만든 사이트가 있음 — howmuch.poiesic.com
  • Microsoft에는 Viva Insights라는 유료 툴이 있고, MS Graph Data Connect로 직접 만들 수도 있음
    하지만 역시 비용이 듦
  • 예전에 이런 시스템을 써봤는데, 아무 효과가 없었음
    사람들은 금방 “회사는 원래 돈이 많이 든다”고 생각하고 무감각해짐
    결국 회의는 결정이 필요한 대화의 장이기 때문에, 비용 인식만으로는 바뀌지 않음

• 나는 회의 규율이 약했지만, 유일하게 효과적인 건 정시에 시작하고 정시에 끝내는 것이었음
  늦게 들어온 사람은 녹화나 노트를 보면 됨
  Steve Jobs가 Lucasfilm과의 협상에서 이런 방식으로 상대를 제압했다는 일화도 있음

  • 다만 백투백 회의가 있을 땐 5분 간격이 필요함
    이동이나 화장실 등 물리적 여유 시간은 현실적으로 필요함

• 단순히 시간을 지키는 문화가 가장 좋은 해결책이라 생각함

  • 하지만 회의가 연속되어 있고, 장소가 멀거나 생리적 휴식이 필요할 땐 현실적으로 불가능함
    그럴 땐 자기 복제라도 해야 할 판임
  • 결국 사람들에게 정시 참석을 요구해야 함
    그렇지 않으면 5분 늦게 시작하면 10분 늦게 오는 문화가 생김

• 어떤 엔지니어링 매니저가 “어차피 1:55에 끝내려 해도 2:00까지 간다”고 말했는데,
  그건 단순히 타인의 시간에 대한 존중 부족임
  진짜로 동료의 휴식을 원한다면, 그 시간을 반드시 확보해야 함

• 내 경험상 회의를 잘 운영하려면 두 가지가 필요함

  1. 회의 시간을 자연 시간보다 약간 짧게 잡기
  2. 회의 내 시간 관리에 철저하기
     즉, 60분짜리 회의는 50분만 진행하고, 정시에 시작해 정시에 끝내는 것임
     처음 몇 분은 인사와 집중 시간으로 쓰고, 마지막 10분은 결론과 정리로 마무리함
     이렇게 하면 여유 있는 회의 리듬이 생기고, 다음 회의로 자연스럽게 넘어갈 수 있음

• 나는 대학에서 일하는데, 수업도 비슷한 구조임
  50분 수업 후 10분 이동 시간을 두는 방식임
  큰 위원회 회의는 정시에 시작하고, 안건별로 시간을 정해두며, 필요하면 투표로 연장함
  다만 회사 회의와 달리, 상사가 늦으면 시작 자체가 불가능한 경우가 많음

  • 그 이유는 회의의 목적이 종종 상사에게 보고하기 위함이기 때문임
    팀은 회의 없이도 일할 수 있지만, 상사는 팀의 상황을 알아야 하기 때문임