팬데믹 시절, 우리 회사에서 ‘회의를 정각 5분 후 시작’ 실험을 했음
데이터 분석 결과, 처음엔 회의가 제시간에 끝났지만 몇 주 후엔 다시 늦어지기 시작했음 매니저들은 제시간에 나가지만 IC(Individual Contributor) 들은 남아서 회의를 더 이어가는 경향이 있었음
설문에서도 매니저는 이 방식을 선호했지만 IC는 부정적이었음
결국 일정이 빡빡한 매니저들이 잠깐의 휴식 시간을 원했기 때문이었고, 우리는 결국 원래대로 돌아갔음
나도 비슷한 경험이 있음. 회의가 제시간에 끝나는지 여부는 별 의미가 없었음
IC들이 세부 논의를 이어가는 건 오히려 좋은 협업의 신호라고 생각함
나는 매니저로서 “내가 남아야 할까?”라고 물어보고, 대부분 “아니요”라는 답을 들음
결국 두 개의 회의가 연속으로 일어나는 셈이고, 문제는 캘린더 구조에 있음
IC들이 남아서 세부 주제를 파고드는 건 너무 자연스러운 일임
데이터에 잡힌 건 사실상 ‘회의 후 복도 대화’ 같은 현상임
Google에서 일할 때 몇몇 시니어 매니저들이 자신이 참석하는 회의만 5분 늦게 시작하길 원했음
하루 종일 회의만 하는 사람들에게는 합리적인 개인적 여유 정책이라 생각함
반면 어떤 매니저들은 그냥 매번 5분 늦게 오는 경우도 있었는데, 그건 꽤 짜증났음
IC가 뭔지 묻는다면, Individual Contributor, 즉 관리직이 아닌 실무 엔지니어를 뜻함
나는 “회의는 정시에 시작해야 한다”는 입장임
사람들은 결국 배워서 제시간에 오게 됨
심리적으로 조정하려는 시도는 오히려 시간 게임만 만들 뿐임
하지만 리더십은 하루 종일 회의에 묶여 있어서 5분 늦는 건 ‘학습’ 문제가 아니라 우선순위 문제임
그걸 교정하려는 시도는 현실을 무시하는 것임
90년대 초, 새 부서장이 주방 타이머를 들고 와서 회의를 22분으로 제한했음
처음엔 혼란스러웠지만 곧 짧고 생산적인 회의 문화가 자리 잡았음
30년이 지난 지금도 그 방식이 여전히 유효하다고 생각함
문제는 핵심 참석자들이 늦게 오면 회의를 시작할 수 없다는 것임
그래서 모두가 늦는 문화가 생김
어떤 SVP가 정시에 시작했을 때, 내가 49초 늦게 들어가서 이미 내용을 놓친 적도 있음
우리 팀은 회의를 5분 일찍 끝내는 규칙을 만들었음
반면 다른 팀은 5분 늦게 시작하는 습관이 있었는데, 그건 오히려 모두를 늦게 만드는 결과를 낳았음
결국 “정시에 시작하고 정시에 끝내는” 문화가 훨씬 효율적이었음
어떤 사람들은 자신의 경험을 일반화해서 모두에게 적용하려 하지만, 그게 항상 긍정적 결과를 주는 건 아님
여러 번 시도해봤지만 ‘5분 늦게 시작’은 캘린더 UX 문제가 있음
대부분의 캘린더 앱은 시각적으로 정각에 표시되기 때문에 혼란이 생김
절반은 정시에 들어오고, 절반은 5분 후에 들어오며, 그 사이에 허탕 시간이 생김
결국 일부는 커피를 마시러 가고, 일부는 잡담을 하며 5분 후 회의도 놓침
해결책은 회의는 정각에 예약하되, 실제 시작은 5분 후로 하는 조직 차원의 정책화임
유럽 학계에서는 오래전부터 이런 개념이 있었음 — Academic Quarter
우리 회사도 5분 늦게 시작하는데, 결국 회의가 5분 늦게 끝남
문제의 본질은 백투백 회의임
회의가 항상 정해진 시간만큼 꽉 차는 건 조직의 냄새 같은 것임
좋은 회의 문화라면 오히려 일찍 끝나는 경우가 많아야 함
이런 방식은 처음엔 신선하지만, 곧 적응 효과로 원점으로 돌아감
회의 소프트웨어가 시간 되면 모두 자동 퇴장시키면 좋겠음
하지만 이 방식은 모두가 따라 하면 무의미해짐
5분 늦게 시작하지만 5분 일찍 끝내지 않으면 결국 10분씩 밀림
결국 사람들은 5분 늦게 오는 걸 당연하게 여기고, 회의는 10분 늦게 시작해 10분 늦게 끝남
나는 Microsoft Teams가 회의의 비용 카운터를 보여줬으면 함
참석자 수와 평균 급여를 곱해서 초 단위로 비용이 올라가는 걸 보여주면, 회의가 줄어들 것 같음
하지만 IC의 개별 작업 시간 비용도 고려해야 함
회의가 돈 낭비처럼 보여도, 회의가 없어서 잘못된 방향으로 가는 경우도 많음
결국 중요한 건 회의의 적정량과 효율성을 찾는 것임
Microsoft에는 Viva Insights라는 유료 툴이 있고, MS Graph Data Connect로 직접 만들 수도 있음
하지만 역시 비용이 듦
예전에 이런 시스템을 써봤는데, 아무 효과가 없었음
사람들은 금방 “회사는 원래 돈이 많이 든다”고 생각하고 무감각해짐
결국 회의는 결정이 필요한 대화의 장이기 때문에, 비용 인식만으로는 바뀌지 않음
나는 회의 규율이 약했지만, 유일하게 효과적인 건 정시에 시작하고 정시에 끝내는 것이었음
늦게 들어온 사람은 녹화나 노트를 보면 됨
Steve Jobs가 Lucasfilm과의 협상에서 이런 방식으로 상대를 제압했다는 일화도 있음
다만 백투백 회의가 있을 땐 5분 간격이 필요함
이동이나 화장실 등 물리적 여유 시간은 현실적으로 필요함
단순히 시간을 지키는 문화가 가장 좋은 해결책이라 생각함
하지만 회의가 연속되어 있고, 장소가 멀거나 생리적 휴식이 필요할 땐 현실적으로 불가능함
그럴 땐 자기 복제라도 해야 할 판임
결국 사람들에게 정시 참석을 요구해야 함
그렇지 않으면 5분 늦게 시작하면 10분 늦게 오는 문화가 생김
어떤 엔지니어링 매니저가 “어차피 1:55에 끝내려 해도 2:00까지 간다”고 말했는데,
그건 단순히 타인의 시간에 대한 존중 부족임
진짜로 동료의 휴식을 원한다면, 그 시간을 반드시 확보해야 함
내 경험상 회의를 잘 운영하려면 두 가지가 필요함
회의 시간을 자연 시간보다 약간 짧게 잡기
회의 내 시간 관리에 철저하기
즉, 60분짜리 회의는 50분만 진행하고, 정시에 시작해 정시에 끝내는 것임
처음 몇 분은 인사와 집중 시간으로 쓰고, 마지막 10분은 결론과 정리로 마무리함
이렇게 하면 여유 있는 회의 리듬이 생기고, 다음 회의로 자연스럽게 넘어갈 수 있음
나는 대학에서 일하는데, 수업도 비슷한 구조임
50분 수업 후 10분 이동 시간을 두는 방식임
큰 위원회 회의는 정시에 시작하고, 안건별로 시간을 정해두며, 필요하면 투표로 연장함
다만 회사 회의와 달리, 상사가 늦으면 시작 자체가 불가능한 경우가 많음
그 이유는 회의의 목적이 종종 상사에게 보고하기 위함이기 때문임
팀은 회의 없이도 일할 수 있지만, 상사는 팀의 상황을 알아야 하기 때문임
Hacker News 의견들
팬데믹 시절, 우리 회사에서 ‘회의를 정각 5분 후 시작’ 실험을 했음
데이터 분석 결과, 처음엔 회의가 제시간에 끝났지만 몇 주 후엔 다시 늦어지기 시작했음
매니저들은 제시간에 나가지만 IC(Individual Contributor) 들은 남아서 회의를 더 이어가는 경향이 있었음
설문에서도 매니저는 이 방식을 선호했지만 IC는 부정적이었음
결국 일정이 빡빡한 매니저들이 잠깐의 휴식 시간을 원했기 때문이었고, 우리는 결국 원래대로 돌아갔음
IC들이 세부 논의를 이어가는 건 오히려 좋은 협업의 신호라고 생각함
나는 매니저로서 “내가 남아야 할까?”라고 물어보고, 대부분 “아니요”라는 답을 들음
결국 두 개의 회의가 연속으로 일어나는 셈이고, 문제는 캘린더 구조에 있음
데이터에 잡힌 건 사실상 ‘회의 후 복도 대화’ 같은 현상임
하루 종일 회의만 하는 사람들에게는 합리적인 개인적 여유 정책이라 생각함
반면 어떤 매니저들은 그냥 매번 5분 늦게 오는 경우도 있었는데, 그건 꽤 짜증났음
일정 밀도의 차이가 이런 선호를 만든다는 점에서 흥미로움
나는 “회의는 정시에 시작해야 한다”는 입장임
사람들은 결국 배워서 제시간에 오게 됨
심리적으로 조정하려는 시도는 오히려 시간 게임만 만들 뿐임
그걸 교정하려는 시도는 현실을 무시하는 것임
처음엔 혼란스러웠지만 곧 짧고 생산적인 회의 문화가 자리 잡았음
30년이 지난 지금도 그 방식이 여전히 유효하다고 생각함
그래서 모두가 늦는 문화가 생김
어떤 SVP가 정시에 시작했을 때, 내가 49초 늦게 들어가서 이미 내용을 놓친 적도 있음
반면 다른 팀은 5분 늦게 시작하는 습관이 있었는데, 그건 오히려 모두를 늦게 만드는 결과를 낳았음
결국 “정시에 시작하고 정시에 끝내는” 문화가 훨씬 효율적이었음
여러 번 시도해봤지만 ‘5분 늦게 시작’은 캘린더 UX 문제가 있음
대부분의 캘린더 앱은 시각적으로 정각에 표시되기 때문에 혼란이 생김
절반은 정시에 들어오고, 절반은 5분 후에 들어오며, 그 사이에 허탕 시간이 생김
결국 일부는 커피를 마시러 가고, 일부는 잡담을 하며 5분 후 회의도 놓침
유럽 학계에서는 오래전부터 이런 개념이 있었음 — Academic Quarter
우리 회사도 5분 늦게 시작하는데, 결국 회의가 5분 늦게 끝남
회의가 항상 정해진 시간만큼 꽉 차는 건 조직의 냄새 같은 것임
좋은 회의 문화라면 오히려 일찍 끝나는 경우가 많아야 함
5분 늦게 시작하지만 5분 일찍 끝내지 않으면 결국 10분씩 밀림
나는 Microsoft Teams가 회의의 비용 카운터를 보여줬으면 함
참석자 수와 평균 급여를 곱해서 초 단위로 비용이 올라가는 걸 보여주면, 회의가 줄어들 것 같음
회의가 돈 낭비처럼 보여도, 회의가 없어서 잘못된 방향으로 가는 경우도 많음
결국 중요한 건 회의의 적정량과 효율성을 찾는 것임
하지만 역시 비용이 듦
사람들은 금방 “회사는 원래 돈이 많이 든다”고 생각하고 무감각해짐
결국 회의는 결정이 필요한 대화의 장이기 때문에, 비용 인식만으로는 바뀌지 않음
나는 회의 규율이 약했지만, 유일하게 효과적인 건 정시에 시작하고 정시에 끝내는 것이었음
늦게 들어온 사람은 녹화나 노트를 보면 됨
Steve Jobs가 Lucasfilm과의 협상에서 이런 방식으로 상대를 제압했다는 일화도 있음
이동이나 화장실 등 물리적 여유 시간은 현실적으로 필요함
단순히 시간을 지키는 문화가 가장 좋은 해결책이라 생각함
그럴 땐 자기 복제라도 해야 할 판임
그렇지 않으면 5분 늦게 시작하면 10분 늦게 오는 문화가 생김
어떤 엔지니어링 매니저가 “어차피 1:55에 끝내려 해도 2:00까지 간다”고 말했는데,
그건 단순히 타인의 시간에 대한 존중 부족임
진짜로 동료의 휴식을 원한다면, 그 시간을 반드시 확보해야 함
내 경험상 회의를 잘 운영하려면 두 가지가 필요함
즉, 60분짜리 회의는 50분만 진행하고, 정시에 시작해 정시에 끝내는 것임
처음 몇 분은 인사와 집중 시간으로 쓰고, 마지막 10분은 결론과 정리로 마무리함
이렇게 하면 여유 있는 회의 리듬이 생기고, 다음 회의로 자연스럽게 넘어갈 수 있음
나는 대학에서 일하는데, 수업도 비슷한 구조임
50분 수업 후 10분 이동 시간을 두는 방식임
큰 위원회 회의는 정시에 시작하고, 안건별로 시간을 정해두며, 필요하면 투표로 연장함
다만 회사 회의와 달리, 상사가 늦으면 시작 자체가 불가능한 경우가 많음
팀은 회의 없이도 일할 수 있지만, 상사는 팀의 상황을 알아야 하기 때문임