- 기업들은 Toyota식 제조 역량, six-sigma 품질, Dell식 공급망 같은 운영 역량을 따라잡기 위해 큰 비용을 쓰지만, 개선 프로그램이 지속 성과로 이어지는 경우는 드묾
- TQM은 한때 널리 쓰인 뒤 급격히 밀려난 사례로, Fortune 1000 중 잘 발달한 TQM 프로그램을 가진 기업은 10% 미만이었음
- 실패의 원인은 특정 도구 선택보다 새 프로그램이 물리적·경제적·사회적·심리적 구조와 맞물리는 방식에 있으며, 개선은 결국 시스템 문제가 됨
- 성과 격차가 커지면 조직은 더 오래 일하는 Work Harder와 역량을 키우는 Work Smarter 사이에서 선택하지만, 후자는 지연과 실패 위험 때문에 밀리기 쉬움
- 개선 시간을 줄이는 Shortcuts는 단기 산출을 높여 매력적이지만, 늦게 드러나는 역량 저하가 누적되면 조직을 Capability Trap에 가둘 수 있음
개선 프로그램이 실패하는 역설
- 기업들은 제조, 품질, 고객 이해, 공급망 관리 같은 운영 역량을 개발하기 위해 프로세스 개선에 적극 투자함
- 1997년 미국 기업의 경영 컨설턴트와 교육 지출 합계는 1,000억 달러 이상이었고, 상당 부분이 우수 기업의 운영 역량을 따라잡는 데 쓰였음
- 일부 극적인 성공에도 많은 개선 프로그램은 의미 있는 결과를 만들지 못함
- TQM은 이 역설을 잘 보여줌
- 1980년대 일본 기업의 성공에 자극받아 미국 기업 사이에서 크게 유행함
- 1990년대 중반에는 학계와 비즈니스 매체의 관심이 줄고, re-engineering 같은 새 혁신에 밀려남
- TQM의 규율과 방법에 진지하게 헌신한 기업은 경쟁사보다 높은 성과를 냈음
- 한 연구에서 Fortune 1000 중 잘 발달한 TQM 프로그램을 가진 기업은 10% 미만이었음
- 다른 연구에서 TQM은 1993년 세 번째로 많이 쓰인 비즈니스 도구였지만 1999년에는 14위로 떨어짐
- 과거의 개선 기법은 이름을 바꿔 다시 등장하기도 함
- 통계적 공정 관리와 변동 감소의 핵심 규율은 six-sigma로 이어짐
- quality circle은 high-performance work team으로 다시 불림
도구보다 어려운 것은 구현 구조
- 성과 개선 도구와 기법은 빠르게 늘었고, 정보기술과 컨설턴트 증가로 어떤 기법을 누가 쓰는지 배우기도 쉬워짐
- 대부분의 관리자에게 더 큰 장벽은 새 방법을 아는 일이 아니라, 그것을 일상 업무에 성공적으로 구현하는 일임
- six-sigma 품질 프로그램 같은 역량은 턴키 제품처럼 살 수 없고, 조직 내부에서 개발되어야 함
- 10여 년 동안 통신, 반도체, 화학, 석유, 자동차, 레저 제품 산업에서 12건 이상의 심층 사례 연구가 수행됨
- 관찰, 참여자 인터뷰, 기록 자료, 정량 지표가 사용됨
- 구현과 개선의 동학을 포착하기 위한 모델도 함께 개발됨
- 대부분 조직이 개선 혁신의 이익을 온전히 얻지 못하는 이유는 특정 개선 도구의 선택과 거의 관련이 없음
- 새 개선 프로그램은 도구, 장비, 작업자, 관리자, 물리적·경제적·사회적·심리적 구조가 맞물린 곳에서 작동하므로 시스템적 문제가 됨
개선의 기본 물리학: 시간과 역량
- 프로세스의 실제 성과는 일하는 시간(Time Spent Working) 과 그 일을 수행하는 프로세스 역량(Capability) 에 의해 결정됨
- 제조에서는 하루 노동시간과 생산성, 즉 노동시간당 사용 가능한 산출의 곱으로 순사용 산출이 정해짐
- 성과는 일을 더 하거나 개선에 더 투자해 높일 수 있지만, 두 방식의 결과는 다름
- 주당 근무시간을 20% 늘리면 초과근무가 유지되는 동안 산출이 20% 늘 수 있음
- 프로세스 역량 개선은 이후 투입되는 모든 작업 시간의 산출을 높임
- 결함 제품 재작업을 위한 초과근무는 초과근무가 계속될 때만 산출을 늘리지만, 결함의 근본 원인 제거는 재작업 필요를 지속적으로 줄임
- 역량은 시간이 지나며 축적되는 자산(stock) 으로 다뤄짐
- 개선에 쓰는 시간은 역량 투자를 늘림
- 근본 원인을 찾고, 해결책을 발견·시험·구현하는 데 시간이 걸리므로 개선 활동과 역량 변화 사이에는 지연이 있음
- 기계 마모, 공정 이탈, 설계 노후화, 절차 구식화 때문에 정기적으로 유지되지 않는 역량은 쇠퇴함
- 개선 지연은 프로세스의 기술적·조직적 복잡성에 따라 달라짐
- job shop의 기계 수율처럼 비교적 단순한 프로세스 개선 지연은 몇 달 규모임
- 제품 개발처럼 복잡한 프로세스 개선 지연은 몇 년 이상일 수 있음
- 제품과 인력 변화율이 높은 조직에서는 개선된 역량의 수명도 짧아짐
Work Harder와 Work Smarter의 긴장
- 경영진은 고객 수요, 보험 청구 처리량, 분기 신제품 출시 수 같은 목표를 Desired Performance로 설정함
- 실제 성과와 목표의 차이는 Performance Gap이 되며, 연구 대상 조직에서는 기대치를 웃도는 프로세스를 찾기 드물었음
- 자원 증설이나 추가 채용을 꺼리는 조직에서 성과 격차를 닫는 기본 선택지는 두 가지임
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Work Harder 루프
- 관리자는 성과 격차가 있을 때 작업 속도 증가, 초과근무, 더 공격적인 목표, 목표 미달 페널티 같은 방식으로 작업 압력을 높임
- 성과 검토 빈도, 검토 세부 수준, 검토자의 직급 같은 더 미묘한 방식도 작업 압력에 포함됨
- 한 회사에서는 고위 부사장이 공장 현장의 개별 기계 성과를 검토했고, 이는 기계를 어떤 대가를 치르더라도 계속 돌리라는 메시지가 됨
- 한 프로젝트 관리자는 담당 서브시스템 일정이 늦어지자, 프로토타입이 사양을 충족할 때까지 매시간 상태 보고 전화를 요구받음
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Work Smarter 루프
- 관리자는 개선 프로그램 시작, 새 아이디어 실험 장려, 교육 투자 등을 통해 프로세스 역량을 높이려 할 수 있음
- 성공하면 시간이 지나 역량이 좋아지고 처리량이 늘어 성과 격차가 줄어듦
- 개선 투자는 장기적으로 더 큰 효과를 낼 수 있지만, 효과가 나타나기까지 상당한 지연이 있고 근본 원인 발견이나 새 도구 적용이 실패할 위험도 있음
- 긴급한 문제에서는 Work Harder가 자주 선택됨
- 중요한 고객을 담당하는 제조 라인이 멈추면, 관리자는 신뢰성 개선 교육보다 라인을 다시 돌리고 출하가 끝날 때까지 초과근무를 밀어붙이기 쉬움
- 일시 대응이 끝난 뒤에도 개선 활동으로 돌아가지 못하면, 더 열심히 일하는 방식이 표준 운영 방식이 됨
재투자 루프와 역량 함정
- 조직에는 여유 자원이 거의 없기 때문에 작업 압력이 커지면 사람들은 휴식 같은 비작업 활동을 줄이고 초과근무를 늘림
- 지식노동자의 초과근무는 종종 무급으로 밤과 주말까지 이어져 가족과 공동체 활동 시간을 빼앗음
- 시간이 더 이상 늘어나지 않으면, 계속 커지는 성과 격차를 맞추기 위해 개선 시간을 줄일 수밖에 없음
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Reinvestment 루프
- 개선 투자가 성공하면 성과가 오르고 성과 격차가 줄어 더 많은 시간을 개선에 쓸 수 있어 선순환이 생김
- 반대로 처리량 격차에 작업 압력으로 대응하면 개선 시간이 줄고 역량이 쇠퇴하며 성과 격차가 더 커져, 더 강한 작업 압력과 더 적은 개선으로 이어지는 악순환이 생김
- 성공한 개선 사례에서는 생산성 향상으로 확보된 자원을 다시 개선 활동에 명시적으로 배분해 재투자 과정을 강화함
- 다수 조직에서는 비용·일정 압박이 다운사이징이나 더 높은 성과 목표로 이어져 개선 자원을 빼앗고, 역량이 정체하거나 떨어짐
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Shortcuts 루프
- 개선 회의 생략, 예정된 예방정비 연기, 문서화 요구 무시 같은 지름길은 당장 작업 시간을 늘림
- 역량 저하는 즉시 나타나지 않기 때문에 지름길은 단기적으로 효과적이고 매력적으로 보임
- 예방정비를 미룬 관리자는 예정된 다운타임을 피하고 정비 비용을 아끼는 유예 기간을 얻지만, 나중에 장비 노후와 마모로 수율과 가동 시간이 떨어짐
- 문서화를 생략한 소프트웨어 엔지니어는 프로젝트를 제때 끝낼 수 있지만, 몇 주나 몇 달 뒤 테스트에서 발견된 버그를 고칠 때 그 비용을 치름
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Capability Trap
- Work Harder는 처음에는 총처리량을 바로 높이고 개선 시간 감소의 비용은 늦게 나타나므로 better-before-worse 상황을 만듦
- Work Smarter는 단기 산출을 줄이지만, 시간이 지나 역량 상승이 작업 노력 감소를 상쇄해 성과를 높이는 worse-before-better 동학을 가짐
- Shortcuts와 Reinvestment의 상호작용은 조직을 역량 하락의 악순환에 가두는 Capability Trap을 만들 수 있음